SIKLUS APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

- Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

-      Mengambil pesanan dari pelanggan

-      Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

-      Memeriksa ketersediaan persediaan

-      Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

-      Mengambil dan mengepak pesanan

-      Mengirim pesanan tersebut

-          Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

-      Penagihan ke para pelanggan

-      Memelihara data piutang usaha

-          Penagihan Kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

-      Menangani kiriman uang pelanggan

-      Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a)   Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

-           Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

-          MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

-          JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b)   Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

-      Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Memutuskan apakah menerima pengiriman

Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

-      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

2. Batasan Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1.     Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

2.     Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

3.     Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4.     Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

5.     Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

6.     Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

3. Prosedur dalam Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

Prosedur Pemrosesan Informasi

Pengolahan informasi adalah perubahan (pengolahan) dari informasi dengan cara terdeteksi oleh pengamat . Dengan demikian, itu adalah proses yang menggambarkan segala sesuatu yang terjadi (perubahan) dalam alam semesta , dari jatuh dari batu (perubahan posisi) untuk pencetakan dari file teks dari sebuah sistem komputer digital. Dalam kasus terakhir, sebuah pengolah informasi yang mengubah bentukpresentasi dari file teks. Pengolahan informasi mungkin lebih khusus didefinisikan dalam istilah yang digunakan oleh Claude E. Shannon sebagai konversi informasi yang laten menjadi informasi manifest (McGonigle & Mastrian, 2011). Laten dan informasi manifest didefinisikan melalui persyaratan dari pengelakan (ketidakpastian yang tersisa, apa nilai pengirim telah benar-benar dipilih), disipasi (ketidakpastian dari pengirim apa penerima telah benar-benar diterima), dan transformasi (upaya tersimpan pertanyaan - dalih dikurangi disipasi) (Denning dan Bell, 2012).

Pengolahan informasi dapat berurutan atau paralel, baik yang mungkin terpusat atau desentralisasi (didistribusikan). The didistribusikan pemrosesan paralel pendekatan pertengahan 1980-an menjadi populer dengan nama koneksionisme . Pada awal tahun 1950, Friedrich Hayek adalah dari waktu ke depan ketika ia mengemukakan gagasan bahwa tatanan spontan di otak timbul dari jaringan desentralisasi dari unit sederhana ( neuron ). Namun, Hayek jarang dikutip dalam literatur koneksionisme . Jaringan koneksionis terdiri node yang berbeda, dan bekerja dengan "efek priming," dan ini terjadi ketika "simpul utama mengaktifkan simpul terhubung" (Sternberg & Sternberg, 2012). Tapi "tidak seperti dalam jaringan semantik, itu bukanlah sebuah node tunggal yang memiliki arti khusus, melainkan pengetahuan direpresentasikan dalam kombinasi node berbeda diaktifkan" (Goldstein, seperti dikutip dalam Sternberg, 2012).

Kelima tahap dasar pengolahan informasi yang

Pengumpulan data - data dari sumber menangkap mereka dan merekamnya ke beberapa media (misalnya, kertas).

Persiapan Data - menyalin, mengelompokkan, atau mengatur data dalam cara yang lebih nyaman untuk masukan.Memeriksa dan memverifikasi data yang dikumpulkan sering dilakukan pada tahap ini.

Input data - memasukkan data atau mengirim data yang disimpan ke dalam sistem pengolahan.Memeriksa akurasi dan validitas data masukan yang sering dilakukan pada tahap ini.

Pengolahan Data - menghitung atau memanipulasi data input dan bahkan menyimpan hasil untuk penggunaan masa depan.

Output Informasi - memberikan hasil yang diproses dalam bentuk yang dapat dibaca (misalnya, laporan).

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

Menentukan ketersediaan persediaan.

Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

Menentukan harga produk dan jasa.

Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

Memilih metode untuk mengirim barang.

Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan :

Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

Kepuasan pelanggan

Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

4. diagram aliran data(DFD) Aplikasi siklus pendapatan & pengeluaran

RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :

Data Flow Diagram (DFD) :

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).

Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data).

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.

3. Process (proses).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data store (simpanan data).

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Data Flow Diagram (DFD) :

Raymond Mcleod, Jr. (2001:403) mengemukakan bahwa:

“Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan”.

Andri Kristanto (2003:55) mengemukakan bahwa :

“DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut”.

Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan diatas, dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan Data Flow Diagram/DFD adalah model logika data atau proses dari suatu sistem yang menggambarkan aliran data darimana asal dan kemana tujuan data yang saling berhubungan dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol tertentu.

1. Aktivitas bisnis dalam Aplikasi Siklus Produksi & Keuangan

Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

~ Perancangan Produk.

Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa.

~ Perencanaan dan Penjadwalan.

Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.

~ Operasi Produksi.

operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.

~ Akuntansi Biaya.

suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

Aplikasi Siklus Keuangan.

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

• Sistem Pemilikan.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.

• Sistem Catatan Jurnal.

pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.

• Sistem Pelaporan Keuangan.

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

1.    Laporan neraca.

2.    Laporan laba/rugi.

3.    Laporan Perubahan Ekuitas.

4.    Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.

5.    Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

2. Batasan Aplikasi siklus produksi & keuangan

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harus ditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost.

Produksi Just In Time (JIT)

Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.System JIT berbeda dengan system produksi konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieliminasisecara total.Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan produk  jadi ditunjukkan dengan kotak-kotak terputus-putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yang cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstantetap terjaga. Para pemasok menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkan dalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam persediaan bahan baku.Manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal dari pengurangan tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaan dalam persediaan.Biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan, ruang penyimpanan dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan.

3. Prosedur dalam Aplikasi siklus produksi & keuangan

SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

 1. Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

 2. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat di tambah atau tidak.

Bagaimana data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menteluruh:

1. Pemeriksaan validitas, uji kelengkapan

2. Uji kewajaran

3. Persetujuan kredit:

a.    Otorisasi umum, batas kredit

b.    Otorisasi khusus: pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut:

    1. Pesanan penjualan

    2. Slip pengepakan

    3. Kartu pengambilan barang

Kebutuhan informasi dan prosedur:

1. Menetukan ketersediaan persediaan

2. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

3. Menentukan harga produk dan jasa.

4. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

5. Memilih metode untuk mengirim barang

4. Diagram aliran data(DFD) Aplikasi siklus produksi & keuangan

Dalam DFD (komposisi paket data dan komposisi penyimpanan data). Kamus data dibuatkan berdasarkan arus data dan penyimpanan data juga harus terdapat didalam kamus data, sehingga bila pemakai membaca dan ingin lebih lanjut mengenal tentang suatu arus data atau penyimpanan data dapat mencari langsung dalam kamus data.

Menurut Al Bahra bin Ladjamudin B (2004:169) “Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan”.

Sedangkan menurut Mahyuzir (2009:277) “Diagram alir data (DFD =Data Flow Diagram) adalah teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga ke keluaran”.

Salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem adalah DAD (Diagram Arus Data). Penggunaan DAD dalam modeling tolls dipopulerkan oleh Tom DeMarco pada tahun 1978 serta Gane dan Sarson pada tahun 1979 dengan menggunakan metode pendekatan metode analisis sistem terstruktur (Structured System Analysis).

Sumber :

http://trisendi92.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

http://yudi4jh.blogspot.com/2013/01/aplikasi-siklus-produksi-dan-keuangan_14.html

http://indrathebandit.blogspot.com/2012/11/bab-6-aplikasi-siklus-produksi-keuangan.htmlhttp://controlroom1.blogspot.com/2012/01/aplikasi-aplikasi-siklus-produksi-dan.html

http://ekacyliiaa.blogspot.com/2012/01/1-aplikasi-siklus-pendapatan-dan.html

http://gomgomrevolution.blogspot.com/2012/10/aplikasi-siklus-pendapatan-dan_19.html

Aplikasi Siklus Pendapatan

1. Siklus Pendapatan

      -    Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.

     -     Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

        Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

        1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

Ø Mengambil pesanan pelanggan

Ø Persetujuan kredit

Ø Memeriksa ketersediaan persediaan

Ø Menjawab permintaan pelanggan

        2. Pengiriman barang

Ø Ambil dan pak pesanan

Ø Kirim pesanan

        3. Penagihan dan piutang usaha

Ø Penagihan

Ø Pemeliharaan data piutang usaha

Ø Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

        4. Penagihan kas

Ø  Menangani kiriman uang pelanggan

Ø  Menyimpannya ke bank

        -    Tujuan Siklus Pendapatan

Ø  Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ø  Tujuan – tujuan lain :

o   Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

o   Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

o   Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

o   Semua transaksi dicatat dengan akurat

o   Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

o   Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

       -   Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Proses /Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Entri pesanan penjualan	1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
	2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan
	3. Legitimasi pesanan	Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz
	4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga	Sistem pengendalian persediaan
Pengiriman	5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
	6. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan piutang usaha	7. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
	8. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
	9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
Penagihan kas	10. Pencurian kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
Masalah - masalahpengendalian umum	11. Kehilangan data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
	12. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

 F.      Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan

o  Penjualan Kredit

ü Departemen Penjualan

     Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan dipesan oleh pelanggan.

ü Departemen Kredit

Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.

ü Departemen Pengiriman

Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang yang dipesan kepada pelanggan tersebut.

ü Prosedur Gudang

   Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.

ü Departemen Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

ü Departemen Pengendalian Persediaan

   Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).

ü Departemen Piutang Dagang

Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.

ü Departemen Buku BesarUmum

Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan pada saat penutupan periode pemrosesan.

o  Retur Penjualan

Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :

1.      Penjual mengirim barang yang salah

2.      Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat

3.      Barang tersebut rusak pada saat pengiriman

4.      Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut

Prosedur retur penjualan :

â  Departemen penerimaan barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

â  Departemen penjualan

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.

â  Departemen kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut.

â  Departemen penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.

â  Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.

â  Departemen buku besar umum

Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

o  Penerimaan Kas

o   Prosedur ruang penerimaan dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.

o   Departemen penerimaan kas

Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

o   Departemen piutang dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

o   Departemen buku besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

o   Departemen kontroler

Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :

1.      Salinan dari daftar permintaan pembayaran

2.      Slip setoran bank yang diterima dari bank

3.      Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

o  Laporan keuangan yang dicatat :

·         Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)

·         Buku pembantu piutang dagang

·         Buku pembantu penjualan.

·         Buku besar

      o  Kategori file : 

                       1.      File pesanan penjualan terbuka

Adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi

2.      File referensi data harga

Adalah daftar harga setiap barang dagangan

3.      File sejarah penjualan

Adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai

4.      File laporan pengiriman

Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu

5.      File memo kredit

Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.

-  Prosedur Berbasis Komputer dalam Sistem Pemesanan Penjualan

 Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan komputer sama dengan sistem manual. Komputer berfungsi untuk mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan file.

o  Kategori – kategori file :

§  File transaksi (transaction file), file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai basis pemutakhiran file induk (master file).

§  File induk (master file), file ini berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan.

o  Mengotomatiskan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Batch

â  Pemasukan data

Proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan dari penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi mengenai pelanggan.

â  Pengeditan

Sistem penjualan batch dilakukan secara berkala. Bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa dijalankan satu kali saja pada hari kerja atau beberapa kali per hari.

â  Prosedur pembaruan

Proses pembaruan akses langsung dengan menggunakan data percontoh. Mulai dari bagian atas file pesanan penjualan yang diedit, program pembaruan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder(nomor persediaan dan nomor akun) untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses ini.

o  Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan dengan Teknologi Real-Time

·         Prosedur Pemrosesan Transaksi

â  Prosedur penjualan

Pada pemrosesan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu.

â  Prosedur pergudangan

Terminal komputer staf  pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang akan dikirim secara elektronik.

â  Departemen pengiriman

Staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer.

·         Kelebihan Pemrosesan secara real time

â  Pemrosesan rel-time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.

â  Pemrosesan real-time dapat memberikan perusahaan keunggulan bersaing di pasar

â  Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi, seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak valid, dan kesalahan dalam perhitungan harga.

·         Prosedur Penerimaan Kas Otomatis

â  Ruang penerimaan dokumen

Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran.

â  Departemen penerimaan kas

Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran.

â  Departemen piutang dagang

Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

â  Departemen pemrosesan data

Pada akhir hari kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum.

            -    Transaksi dan Dokumen

Transaksi	Dokumen
Penjualan Kredit	Pesanan penjualan (sales order)
	Nota pengiriman (shipping notice)
	Faktur penjualan (sales invoice)
Penjualan tunai	Nota penjualan (sales ticket)
Penerimaan kas	Bukti pembayaran (remittance advise)
Retur penjualan	Memo kredit (credit memo)
Potongan piutang (Sales allowance)	Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang)
Penghapusan piutang	Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)

I.        -   Aplikasi Siklus Pendapatan

1.   Sistem Penagihan Piutang

Ø  Postbilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan pengiriman barang

Ø  Prebilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan pembuatan faktur.

2.   Sistem Piutang Dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibar dari timbulnya transaksi penjulan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, yaitu :

1)    Pemrosesan akun terbuka

Dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur – faktur yang belum dilunasi.

2)    Pemrosesan saldo

Nota – nota pelanggan dibebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur – faktur pelanggan.

        Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalamsuatuperusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik ituasuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yangsangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam halwaktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencanapenagihan bersiklus (cycling billing plan), dimana arsip piutang dagangdipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutangdilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung jugamempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanyapelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surattagihandari perusahaan.

3.   Retur dan Potongan Penjualan

Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barangyang telah dijual.Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakanbarang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlahbarang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlahtransaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangandinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harusditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.

4.   Penghapusan Piutang dagang

Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudahjatuh tempodan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yangmungkin bisa dilakukanagar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan,surat tindak lanjut atau agen penagihan.

J.          -   Laporan Siklus Pendapatan

        Sistem aplikasi dalam siklus pendapatan menghasilkan tiga jenis laporan,yaitu :

·         Laporan control

      Sistem akuntansi menghasilkan laporan control selama sistem itu memproses perubahan ganda terhadap suatu file. Laporan control mungkin membuka transaksi, jumlah total atau sejumlah transaksi atau daftar perubahab yabg dibuat selama pemeliharaan file.

·         Daftar

      Adalah daftar semua transaksi dari jenis tertentu yang diproses selama periode pemrosesan tunggal. Daftar merupakan komponen yang penting pada system akuntansi sebab daftar itu menyediakan audit yang dimana daftar itu mengijinkan auditor untuk menghubungkan transaksi catatan dokumen dengan neraca rekening buku besar umum yang meringkasnya.

·         Laporan khusus

Dibagi menjadi 4, yaitu :

1.      Laporan pelanggan

            Laporan pelanggan merupakan daftar dari semua transaksi pada rekening pelanggan selama periode waktu tertentu. Banyak perusahaan mengirim rekening pada masing – masing pelanggan aktif secara bulanan. Hal ini menunjukkan penjualan yang ditujukan pada pelanggan, karena rekening terakhir, pembayaran yang diterimadan keseimbangannya masih dimiliki oleh pelanggan itu.

      Rekening bulanan memiliki 2 manfaat, antara lain :

â  Rekening itu memungkinkan para pelanggan untuk memonitor transaksi dalam rekeningnya. Hal ini mungkin membuka kesalahan atau ketidakteraturan yang dideteksi oleh prosedur control dalam sistem akuntansi.

â  Rekening itu mengingatkan pelanggan supaya membayar rekeningnya lebih cepat.

2.      Neraca percobaan piutang tersimpan

      Merupakan daftar semua pelanggan dan keseimbangan yang mereka miliki pada tanggal tertentu. Ketika neraca percobaan tersimpan, masing – masing saldo pelanggan dikategorikan menurut berapa lama hal ini ada.

3.      Daftar pengiriman uang

      Suatu daftar pengiriman uang menjumlahkan semua arus dan cek yang diterima selama satu hari. Hal ini menjadikan control total atas tanda terima kas, mencegah pencuri, dan menjadikan yakin bahwa tidak ada tanda terima yang hilang sebelum dikreditkan terhadap rekening pelanggan.

4.      Laporan analisis penjualan

   Dari file akuntansi yang ada dalam siklus pendapatan, aplikasi analisis penjualan menghasilkan berbagai laporan kinerja manajemen. Dan aplikasi analisis ini meringkas pendapatan penjualan, harga, batas keuntungan oleh pelanggan, produksi, pelayanan penjualan, atau oleh wilayah penjualan. Laporan analisis juga memungkinkan manajemen marketing untuk mengevaluasi keuntungan produksi, kinerja personel penjualan atau akibat dari iklan atau promosi khusus.

-Flowchart yang terkait :

    >Retur Penjualan